Cadre administratif Consultations externes GHT

Description du poste

Travail en collaboration avec la coordination des secrétariats médicaux GHT et l’encadrement paramédical des consultations · Assurer l’encadrement de l’équipe administrative et le fonctionnement des différentes unités en adéquation avec le projet de service, de pôle des établissements en collaboration avec les médecins référents des consultations ainsi que l’encadrement supérieur · Etre garant de l’organisation : - De la prise de RV (téléphonique et physique) - De la gestion administrative des dossiers, du paramétrage des agendas des praticiens et de la gestion des annulations - Des reports de RV sur demande du praticien - Du scannage des dossiers, informatisation des consultations transition vers le 0 papier · S’impliquer dans l’animation de l’équipe et favoriser la communication · Assurer un relais d’informations entre les différents intervenants · S’inscrire dans la dynamique des pôles des établissements, et des organisations en lien avec la coordination des secrétariats médicaux GHT. Gestion administrative dans les différentes unités : · Assurer une qualité d’accueil des patients et des familles · Prévoir, coordonner, évaluer l’organisation des activités administratives · Collaborer à l’élaboration du projet de service avec les responsables médicaux et paramédicaux Veiller au respect de la confidentialité et du secret professionnel, aux règles d’hygiène et de sécurité · Assurer la répartition adaptée du personnel en fonction des compétences et de la charge de travail

· Faciliter la collaboration et la coordination entre l’équipe administrative, paramédicale et l’équipe médicale · Contrôler l’activité et le suivi des procédures · Participer à l’élaboration des protocoles (scripts), s’assurer de leur compréhension, de leur application, de l’évaluation et de la réactualisation de ceux-ci · Contrôler, suivre la qualité et la sécurité des activités administratives Gestion des ressources humaines : · Réaliser et valider les plannings de travail des professionnels administratifs des consultations · Gérer le présentéisme et l’absentéisme · Participer au recrutement des professionnels · Participer à la fidélisation des professionnels · Evaluer la compétence professionnelle et le potentiel des agents qui lui sont directement confiés au regard des différents postes de travail · Conduire les entretiens annuels individuels d’activité, d’évaluation professionnelle et de formation · Accompagner les agents dans leur projet professionnel · Mettre en place et animer des réunions pour initier et maintenir une dynamique d’équipe · Evaluer les conditions de travail du personnel et proposer des améliorations · Développer la mutualisation et les compétences des personnels Gestion de la planification des activités et des moyens, contrôle et reporting : · Centraliser les demandes d’ouvertures et fermetures des vacations des consultants · Planification des vacations médicales en lien avec l’encadrement des services / des pôles et la coordination médicale des consultations · Traçabilité et suivi des demandes de vacations médicales · Paramétrage des vacations sur l’outil métier et Doctolib en lien avec l’informatique · Ouverture et fermeture des plages Doctolib et logiciel métier · Gestion des reports et annulations · Communication sur les arrivées et départs de praticiens · Tenue d’un listing des consultants (entrants et sortants) · Analyser des données, des tableaux de bord et justifier des résultats relatifs aux activités de son domaine en collaboration avec le contrôle de gestion · Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et / ou individuelles · Concevoir, formaliser et adapter des procédures / protocoles / organisations administratives / modes opératoires · Suivi des indicateurs via le contrôleur de gestion · Développer la traçabilité des activités · Organisation du conseil des consultations chaque trimestre en lien avec la gouvernance médicale et paramédicale du secteur, préparation de l’ODJ · Participation aux dialogues de gestion des différents services

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